תכונות מרכזיות בתוכנת משרד אחורי

• מערכת הרשאות נרחבת בשיטת מטריצה על-מנת לאפשר לכל עובד גישה רק לתחומים בהם רשאי לעבוד
• שליטה ובקרה על מערך הקופות כולל ביצוע פעולות מרחוק והשתלטות על מסך הקופה לצורך סיוע לקופאים
• איסוף נתונים לצורך הפקת דוחות במספר רמות
• הפקת מדבקות ושילוט לפריטים (כולל מחיר ליח’ מידה, לדוגמה 100 מ”ל), עובדים ולקוחות (לצורך דיוור), ומבצעים
• שליחת אימייל / SMS במהירות לפי חתך כולל נתונים אישיים “שלום [שם לקוח], יתרתך אצלנו היא [יתרת לקוח]”
• מערכת להגדרת מבצעים המאפשרת שכפול מבצע קיים למניעת טעויות ומהירות הקמת מבצעים
• מעקב ושליטה על משלוחים שהוקמו בקופה/משרד אחורי כולל תהליך השילוח ומעקב עד הגעת הסחורה לבית הלקוח
• מערכת CRM לבקרה ורישום יומן משימות לפי עובד, לקוח וכד’ כולל יצירת תזכורות ביומן המשימות באופן אוטומטי כחלק מתהליך הרכישה בקופה
• שעון נוכחות כולל עריכת משמרות, קביעת ימי חג, שעות עבודה (100%, 125%, 150%) ועוד
• פתיחה וסגירה של ימי עבודה כולל הפקת דוחות סגירת יום / משמרת מתוכנת הקופה ו/או תוכנת המשרד האחורי
• עיון בהסטורית חשבונות כולל כניסה עד רמת שורת המכירה וצפייה בהעתק הספח שהודפס ללקוח בקופה

תכונות נוספות בתוכנת משרד אחורי

• יכולת מעקב מלאה אחר שינויים ביתרת לקוח כולל יתרה מעודכנת לאחר כל חשבון
• יכולת מעקב מלאה אחר שינויים במלאי פריטים כולל יתרה מעודכנת לאחר כל חשבון כולל תנועות מלאי, התאמות מלאי, המרות מלאי ומכירות בקופה
• סגירת תקופה לקבוצת לקוחות כולל ייצוא דוחות, איפוס יתרות, הפקת חשבוניות במרוכז וכד’
• יכולת ייצוא נתונים לקבצים במספר פורמטים (אקסל, CSV ועוד…)
• יכולת סינון ומיון רשימות (פריטים, לקוחות, ספקים ועוד…) כולל שמירת הסינון לשימוש חוזר אפשרות עבודה עם תעודות מלאי, תעודות שינוי מחיר, תעודות ספירה, מחירונים ועוד… במקביל לאפשרות לשנות נתונים מיידית כדי לאפשר לעסק גדול/קטן לעבוד לפי שיטותיו
• בניית / פירוק מכלולים ידנית/אוטומטית (לדוגמה: אריזות חג / שישיות מים) לצורך מעקב מלאי מדויק על מלאי הפריטים בכל רגע למשרד אחורי.

כאשר בוחרים קופה לחנות בגדים יש צורך לתת דגש לכמה נושאים. בעסקים של ביגוד משתמשים בתכונות רבות של מחשוב אך 2 נושאים עיקריים בולטים בתחום זה: תהליך החזרת פריטים וניהול מטריצה (מידה וצבע או תכונות אחרות). במערכת ProfitAge קיים מנגנון חכם להחזרת פריטים בצורה נוחה וחכמה תוך בדיקת וסימון הפריט שהוחזר בחשבון המקורי. בנוסף – קיים מנגנון לניהול מטריצה המאפשר עד 10 מאפיינים לפריט ומחולל ברקודים למצב בו המאפיינים (בינהם מידה וצבע) לא מבורקדים ע”י הספק.

ספח זיכוי לפי חשבון של קופה לחנות בגדים

בתחום הביגוד בעיקר בעונות מעבר וחגים יש הרבה מאוד מקרים בהם הלקוח רוכש מספר פריטים ומבקש ספחי החלפה. ספחי ההחלפה ברוב מערכות המחשוב בארץ ובעולם מכילות את מחיר הפריט שנרכש.
המחיר בו נרכש הפריט מוטמע בתוך ברקוד ספח ההחלפה ובעת החזרתו יוצא מחיר המכירה של הפריט מתוך הברקוד ומתבצע זיכוי כנגד מחיר זה.

בדוגמה הנ”ל מחיר הפריט שיש לזכות במידה ומחזירים את הפריט הוא 115.90 ש”ח.

ב-ProfitAge ישנה אפשרות נוספת. ברקוד ספח ההחלפה יכול להכיל את פרטי החשבון בו נרכש הפריט בדוגמה הנ”ל הפריט נרכש בעסק מספר 6, קופה לחנות בגדים מספר 1, חשבון מספר 4302 (כמובן שרוחב השדות ניתנים להגדרה) יתרונות השיטה פשוטים ביותר:

1. מניעת כפל החזרות – כאשר מבצעים את החזרת הפריט  ProfitAge, המחשב מסמן בחשבון המקורי את כמות היחידות שהוחזרו ולכן לא ניתן יהיה לבצע החזר נוסף באותו מחיר
2. חסכון בטעויות – בגלל שכל ספחי ההחלפה בחשבון זהים – אין אפשרות לטעויות ולא נצמיד ספח החלפה של פריט אחד לפריט לא נכון
3. חסכון בזמן יקר!!! בגלל שכל ספחי ההחלפה בחשבון זהים – אין צורך לחפש לאיזה פריט שייך כל ספח החלפה, אין צורך לבצע את ההתאמה הזאת של ספח לפריט כשהלקוחות בוהים בקופאי/ת ומחכים לסיום התהליך

כאשר לקוח מגיע עם ספח החשבון המקורי ללא ספח החלפה אלא – ניתן גם לבצע טעינה של חשבון בו נרכשו הפריטים ולבצע זיכוי משם – לפרטים נוספים

ניהול מטריצה של מידה וצבע

בחנויות ורשתות בתחום הביגוד יש צורך לבצע מעקב מכירות וניהול מלאי בדיוק של מידה וצבע, עם זאת – אין הגיון בהגדרת כל מידה וצבע אפשריים לפריט כפריט נפרד ללא קשר אל פריט האב, פעולה כזו תגרום לבלאגן בקישור הפריט, למבצעים ובהפקת דוחות. במערכת ProfitAge קיימת האפשרות להגדיר לפריט מסוים “חולצת גיורא” מהם פרטי הבנים שלו (עד 10 מאפיינים כמו מידה / צבע). ברגע שנגדיר בקופה לחנות בגדים את הפריט “חולצת גיורא” כפריט מסוג מטריצה, מערכת ProfitAge תיקח את 10 המאפיינים שהוגדרו (לדוגמה: מידה, צבע, רחב/רגיל, עונה, מגדר, קבוצות גיל וכד’) ותציע לנו לייצר את פרטי הבנים.
חלק מהמאפיינים קבועים לכל פריט אב (לדוגמה: עונה או סוג בד) וחלק מהמאפיינים ניתנים לקביעה בנפרד עבור כל פריט בן של פריט המטריצה (לדוגמה: מידה)

נוכל להגדיר לכל פריט בן מה הברקוד שמוצמד אליו, ובמידה וספק הפריט לא מנפיק ברקוד שונה לכל פריט בן, נוכל ליצור ברקודים בצורה אוטומטית עבור פרטי הבנים. לרוב הברקודים בפריטי מטריצה יהיו מורכבים ממספר ספרות עבור מידה, מספר ספרות עבור הצבע וכד’ בהתאם לקופה לחנות בגדים שחברת ALL4SHOP מציגה.

קופה למינימרקט צריכה לעבוד במהירות המירבית

בניגוד לחנויות ממגוון תחומי הקמעונאות, בסופרמרקט ישנה חשיבות מירבית למהירות העבודה. בפיתוח תוכנת מחשוב ProfitAge, שמנו דגש עיקרי ומרכזי על מהירות העבודה במכשירים אלו. לפני שנסקור את השיטות לעבודה מהירה עם אמצעי זה, להלן מספר שיאים

1. בשנת 2015 נשבר שיא! לקוח ProfitAge העביר 4,200 חשבונות ביום אחד בעמדה אחת. חישוב מהיר: כ-20 שניות לחשבון במהלך 24 שעות ברצף
2. לקוחות מיומנים ב-ProfitAge מצליחים לסגור חשבון בו יש מספר פריטים ולקוח מוצב – במספר שניות בודדות

איך קופה ממוחשבת למינימרקט יכולה לעבוד מהר?

• פיתוח בכלים מתקדמים – בזכות ProfitAge בחרנו להשתמש ב NET 4.0 Framework ומסד נתונים מבוסס SQL Serve.
• עבודה מקומית – למרות שרבות החברות ProfitAge שעוברות לממשק WEB, עבודה על מחשב מקומי מהירה בהרבה יותר. העבודה השוטפת שלה לא יוצאת לתקשורת מול מחשב אחר, אפילו לא ברשת מקומית. רק במידת הצורך מבוצעת פניה למחשב אחר או לאינטרנט.
•  בפיתוח ProfitAge התייעצנו ובדקנו את התוכנה בעזרת ובאמצעות אנשים שזהו עבודתם בסופרמרקט או בחנות אחרת. שיטה זו הוכיחה את עצמה ובזכותה נוספו לתוכנה יכולות מכירה מהירות, מקשי קיצור לפריטים, חיפושונים, רשימות פריטים מסוננות, מקשי מסך מגע מהירים ועוד…

קופה לסופרמרקט לא יכולה להפסיק לעבוד

אמנם בשנים האחרונות ישנו שיפור משמעותי בזמינות חיבור האינטרנט בחנות וכמעט ואין ניתוקים (למעט בסופות גשמים ובקפיצות חשמל) עם זאת – חלק מהניתוקים בתקשורת נובעים מבעיה מקומית ברשת התקשורות של החנות ולא בבעיה בחיבור החנות לאינטרנט כאשר היא עובדת ופתאום ישנה בעיה בתקשורת – היא לא יכולה להפסיק לעבוד. ProfitAge בחרנו לעבוד תמיד ממסד-נתונים מקומי על העמדה, חשבונות המבוצעים בה נרשמים תמיד למסד נתונים מקומי על העמדה. מערכת ProfitAge מסנכרת את הנתונים דו-כיוונית בשניות בודדות (כשיש תקשורת). לכן – כאשר מתנתק כבל התקשורת, נוכל לראות נורת אזהרה אודות הניתוק אך קופה ממוחשבת למינימרקט תמשיך לבצע בצורה רציפה את רוב הפעולות. תוכלו למצוא זאת אצל חברתנו ALL4SHOP ולקבל מידע נוסף.

קופה למכולת ולמעדניה

שקילת פריטים במעמד המכירה – הפריט נאסף ע”י עובד או עצמאית ע”י הלקוח בשקית, עם מכירת הפריט, מתבצעת שקילה על מאזניים אלקטרוניות המקושרות למערכת. במידת הצורך מאפשר מערכת בחירה של סוג האריזה בו נעשה שימוש על-מנת להפחית את משקל הטרה מהמשקל. לאחר ביצוע השקילה, הפריט מוסף לחשבון.

שקילת פריטים במשקל מעדניה או עמדת שקילה – בנוסף למערכת במכולת, ניתן להציב משקלים כדוגמת BOLET, BIZERBA ו-BERKEL עליהם מבוצעת השקילה ומופקת מדבקה המוצמדת לפריט. בסריקת המדבקה בקופה הממוחשבת יתווסף הפריט לחשבון. משקלים אלו ניתנים לעבודה כמדבקות בדידות (Instore code) או כחשבונות משקל (Vendor) – חשוב שמערכת תתמוך בשיטת העבודה הרצוייה.

שקילה ואריזה מראש של פריטים

בין אם זה מתבצע במשקל מעדניה ייעודי או בעמדת התשלום, הפריטים נשקלים ונארזים מראש ובאותה עת מוצמדת להם מדבקת משקל (Instore code). הלקוח אוסף את הפריט כפי שהו ומגיע לקופה למכולת – שם נסרק הברקוד והפריט מוסף לחשבון. בדרך כלל באריזה מוקדמת מודפס על מדבקת הברקוד גם תאריך האריזה ותאריך תוקף (במידה והוזן לפריט).
אין מניעה מכך, ואף רצוי שהתוכנה תתמוך בכל שלושת שיטות העבודה במקביל – בצורה זו העסק יכול להשתמש לכל פריט בשיטת העבודה המתאימה עבורו. כך לדוגמה ניתן לארוז גבינות קשות מראש באריזות של 200 עד 400 גרם (Pre-pack) אך במידה ולקוח מעוניין ב 600 גר’ גבינה – תבוצע שקילה במעמד המכירה. אריזה מראש מבוצעת לעתים ע”י ספק המוצרים עוד לפני אספקת הסחורה לעסק. במקרה כזה, הטיפול זהה במערכת.

יתרונות בשימוש קופה למכולת

כאשר עובדים עם משקלי מעדניה או עמדות שקילה המנהלים חשבונות משקל, קיימת אפשרות לתמיכה בעבודה בו זמנית של מספר מוכרנים (עובדים) או בטיפול במספר לקוחות בו זמנית. יכולת זו עשויה לחסוך צורך במשקלים או עמדות שקילה נוספים, לייעל את תהליך העבודה מול הלקוחות ושפר את שביעות הרצון של הלקוח. בנוסף לזאת, מעוניינים לעיתים לתגמל את המוכרנים השונים אשר ארזו ומכרו בפועל את הפריטים לבקשת הלקוח. לצורך כך, תוכנה למכולת צריכה לתמוך במערכת תגמול עובדים (מוכרנים) המקבלת את מזהה המוכרן ממשקלי המעדניה.
על פי החוק, חובה להדפיס הן על מדבקת המשקל והן בתלוש התשלום את משקל הטרה שהופחת (טרה היא למעשה משקל האריזה שנשקלת בפועל יחד עם הפריט עצמו). חשוב שמערכת קופות ממוחשבות וכן משקלים יתנו מענה לדרישה זו.

תוכנת ProfitAge

תוכנה ממוחשבת ProfitAge תומכת בכל מגוון התכונות והיכולות המתוארים מעלה ובכך מאפשרת לבעל העסק ולעובדים שליטה ובקרה מלאים תוך עבודה מהירה וזורמת. בנוסף, מאפשרת תוכנת ProfitAge בקרה על חשבונות המשקל המבוצעים במעדניה, צפייה בחשבונות משקל ממתינים, חשבונות משקל שמומשו, נתוני המוכרנים  שביצעו את המכירה ונתוני המחשוב והחשבון שמימשו אותה באמצעות קופה למכולת.

צפייה בנתונים בקלות באמצעות קופה לעסק

ב-ProfitAge מאות מסכי “רשימה” (רשימת פריטים / לקוחות / ספקים / תעודות מלאי / חשבונות / וכו’…). בכל אחד ממסכי המכירות ניתן לקבוע איזה נתונים יוצגו במסך, איזה סינון יהיה לרשימה ולפי מה תמויין. בדוגמה הבאה בחרנו לראות את רשימת הפריטים תוך צפייה בנתונים השוואתיים של סה”כ מכירות נטו החודש מול חודש קודם. את לינק (קישור לכתובת) ההתחברות ניתן לקבל ממתין המערכת או במרכז התמיכה של אול4שופ בע”מ. באמצעות הלינק נוכל להיכנס לאפליקצייה בה באמצעות שם משתמש וסיסמה נזדהה כבעלים ונבחר דוחות לצפייה.

ניהול מלאי נכון

ב-ProfitAge ניתן לנהל את המלאי בצורה פשוטה ביותר. ניהול מלאי נכון מתחיל בספירת מלאי בצורה קלה ומהירה, יחד עם אפשרות לביצוע ספירת מלאי בצורה מפורטת ומחולקת לפי מדפים/מעברים לצורך מעקב אחר הפרשים לא הגיוניים בכמויות המלאי. כל כניסה או יציאה של סחורה תוקלד בתנועת מלאי, תעודות מלאי מגיעות מספקים שונים בעיצוב שונה, עם נתונים שונים ועם פירוט הנחות שונה, לכן ב-ProfitAge ניתן להגדיר סוגי תעודות מלאי ובעצם להתאים לכל תצורת תעודה את האפשרות לקלוט אותה ב-ProfitAge. בכל שלב ניתן לראות את מלאי הפריטים ולהפיק דוח המציג את השינויים במלאי ברמה יומית (בכל יום – כמה נמכר, כמה נכנס, כמה יצא, כמה שונה ע”י ספירה/המרת מלאי, וכמובן מה המלאי בסגירת אותו יום). פשטות ניהול המלאי היא חלק בלתי נפרדת מהשיקולים לבחירת קופה לעסק. להלן מספר דוגמאות למסכי התוכנה בנושא ניהול המלאי

מגוון שיטות מכירה עם קופה לעסק

באול4שופ מאמינים שלקוחות צריכים לקבל את השירות הטוב ביותר וחלק ממתן שירות טוב הוא מתן שירות מהיר. לכן, היא צריכה להיות מהירה ככל שניתן. מעבר לברור מאליו (אם נרכוש מחשב חזק יותר, כך הוא יעבוד מהר יותר), התוכנה  הממוחשבת משפיעה על מהירות העבודה הרבה יותר. ב-ProfitAge קיימות מגוון שיטות למכירת פריטים, מה שהופך את ProfitAge למהיר ויעיל.

1. סריקת ברקוד
2. הקלדת ברקוד/קוד הפריט
3. מקשים מהירים על מסך קופה לעסק הראשי
4. סט מקשים נוסף למקשים מהירים
5. הגדרת כפתורי מקלדת למקשי מכירת פריט (גם במקלדת PC רגילה), ואפשרות להשתמש בשילוב מקשים (Ctrl+Alt וכד’)
6. חיפושונים המוצגים כרשימת פריטים שהוגדרו מראש חיפושונים המוצגים בצורה גראפית – למציאה מהירה של הפריט בגלריית תמונות
7. סריקת ברקוד חשבון משקל – מוסיף לחשבון בצורה אוטומטית את כל הפריטים שנסרקו במשקל המעדנייה בחשבון זה
8. העתקת שורות מחשבון לחשבון (כעותק רגיל או כעותק בזיכוי)
9. יצירת סל פריטים להוספת קבוצת פריטים לחשבון ע”י בחירת פריט אחד

ניהול מועדון לקוחות

מרכיב עיקרי נוסף וחשוב מאוד בבחירת קופה לעסק הוא מועדון הלקוחות. הלקוחות הם מה שהופך את המקום שלנו למצליח או כושל. שמירת קשר ומעקב על לקוחותינו יכול להפוך את העבודה שלנו למצליח. ProfitAge בתחום מועדון הלקוחות הופכת את העבודה למנצחת בעקבות ריבוי האפשרויות בה, לדוגמה:

1. ניתן להגדיר קבוצות לקוחות, לכל קבוצה ניתן להגדיר מספר פרמטרים, לדוגמה: האם חברי הקבוצה צוברים נקודות, האם מותר לחברי הקבוצה לשלם באשראי לקוחות ומה האשראי המקסימלי הניתן לחבר קבוצה (ניתן גם לשינוי ברמת לקוח).
2. לכל לקוח קיימים נתונים רבים לצורך מעקב וסטטיסטיקה, כולל שדות נוספים להתאמה אישית לפי צרכי העבודה.
3. ניתן להגדיר מבצעים והנחות התקפים ללקוחות מועדון בלבד (ולבחור אילו קבוצות), ללקוחות מזדמנים בלבד, או ללקוחות מזדמנים וחברי מועדון (ולבחור קבוצות).
4. ניתן להגדיר ללקוח האם מבקש חשבונית לכל רכישה או מבקש חשבונית בסוף חודש (ואז ניתן להפיק לו חשבונית מרכזת בקלות).
5. ניתן להגדיר מנגנון לצבירת נקודות ולנצל את הנקודות כהנחה, כתשלום או כתנאי להפעלת מבצע כלשהו המוגדר במערכת.
6. ProfitAge גם מתחברת למערכות לניהול מועדוני לקוחות באינטרנט: Como, SimplyClub.

מערכת הרשאות

אחד השלבים בגדילת המקום הוא הכנסת שכירים לעבודה בתוכנה ולאחר-מכן גם בתוכנת הניהול. לכן כשבוחרים קופה לעסק – חשוב מאוד לבחור במערכת בה קיימת הרשאות גמישה ונוחה.
ב-ProfitAge מערכת ההרשאות לפעולות היא מערכת היררכית בה מגדירים לכל עובד בחנות את רמת ההרשאה שלו (ללא הרשאה, עובד, מנהל משמרת, מנהל חנות, בעלים, וכד’) ולכל פעולה במחשב ניתן להגדיר מה רמת ההרשאה המינימלית הנדרשת לצורך ביצוע הפעולה. ניתן גם להגדיר לעובד מסוים שלמרות רמת ההרשאה שלו – כאשר הוא זה שעובד על הקופה, הוא נדרש אישור של עובד אחר עם רמת הרשאה מספקת בתוכנת המשרד האחורי ומרכז הרשת של ProfitAge, מערכת ההרשאות אינה היררכית אלא מטריציונית – ניתן להגדיר לכל עובד לאיזה “קבוצת הרשאה” הוא משויך, לכל קבוצה ניתן להגדיר אילו פעולות אפשריות ואילו פעולות לא.

קופה לעסק של אול4שופ

מערכת ProfitAge מביאה יתרונות רבים מטכנולוגיה מתקדמת ועד ניסיון של עשרות שנים ממש מתחילת הימצאותן של וממוחשבות בישראל. ניתן לפנות לאול4שופ לקבלת מידע נוסף אודות קופה לעסק ProfitAge.